Tirez le maximum de votre budget pour les décorations illuminées festives

Votre organisation municipale souhaite minimiser ses dépenses en décorations hivernales tout en générant un effet "Wow" auprès de ses résidents et visiteurs ? Nous vous proposons 7 stratégies qui permettront à votre organisation d’optimiser le budget consacré aux décorations hivernales tout en créant une ambiance festive dans votre communauté.

1. Établissez un plan de match

Il est essentiel de bien planifier vos projets afin d'identifier clairement les zones à décorer en priorité, les infrastructures à mettre en valeur, l’ambiance souhaitée et les contraintes à respecter par vos fournisseurs, telles que le dégagement sous les lampadaires, la proximité de la rue, les risques de vandalisme, ainsi que les possibilités de pollution lumineuse. Une planification judicieuse permettra de profiter des meilleures occasions et de faire des achats rapides lorsque les fournisseurs proposent des promotions sur des décors en inventaire ou du matériel à écouler.

2. Donnez des indications claires à vos fournisseurs

Une fois le plan de match ou le plan d’investissement réalisé, il est primordial de bien communiquer vos besoins et surtout votre budget disponible à vos fournisseurs. En tant que fournisseurs de décors et de matériel d’illumination, nous nous efforçons toujours de maximiser l’effet "Wow" de tous les types de budgets. Un petit budget ne signifie pas forcément un petit effet : il est possible de créer un impact important avec un budget limité, à condition de sélectionner judicieusement les décorations et de les placer aux endroits offrant le plus grand impact. N’hésitez pas à demander conseil à votre fournisseur, qui pourra mettre à votre disposition un designer spécialisé en décoration et illumination pour vous aider à trouver les meilleures options.

3. Commencez à magasiner vos décorations en tout début d’année

Il s’agit ici du conseil le plus important de cette chronique ! En tant que fournisseurs, nous observons toujours l’état de notre inventaire à la fin de l’année, et nous sommes généralement en mesure d’identifier des décors et du matériel en excédent, que nous souhaitons vendre rapidement au cours du premier trimestre de l’année. C’est durant cette période que les aubaines abondent, et c'est le moment idéal pour réaliser de bonnes affaires. De plus, les fournisseurs disposent généralement d'une sélection plus large de décorations en début d’année, car la contrainte de production et de livraison n’impacte pas encore la complexité des décors à produire ni les quantités disponibles. En ayant un délai de production suffisant, votre fournisseur pourra également vous offrir des prix plus compétitifs. Si vous disposez d’un budget conséquent (plus de 50 000 $), contactez rapidement votre fournisseur. Non seulement vous aurez accès à l’ensemble de la gamme de produits, mais de nouvelles collections sont généralement proposées en février ou mars, vous offrant ainsi la possibilité de découvrir les nouvelles tendances de l’année.

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4. Faites des achats judicieux

Comme mentionné précédemment, les fournisseurs proposent souvent une sélection de décors et de matériel en promotion au début de l'année. Cependant, il est essentiel de faire preuve de prudence et d’éviter les achats impulsifs : restez fidèle à votre plan de match et gardez toujours en tête vos objectifs ainsi que les contraintes d’installation à respecter. Cela vous permettra d'éviter d’acheter des décors qui ne correspondent pas parfaitement aux besoins de votre projet. Assurez-vous également de maintenir une cohérence et une uniformité dans les designs et les couleurs des décorations. Il est également très utile de demander à votre fournisseur de vous préparer une simulation du rendu de votre projet. Cela vous permettra de visualiser l'impact des décors dans l’environnement de votre municipalité et d'évaluer l'effet visuel. Ces simulations sont généralement gratuites et peuvent faciliter l’approbation de votre projet par le conseil municipal ou un comité de revitalisation, car, comme on le dit souvent, une image vaut mille mots !

De plus, portez une attention particulière aux instructions d’installation fournies par votre fournisseur, en particulier pour les structures de grande dimension. Certains décors peuvent exiger plusieurs heures de travail de la part de vos employés des travaux publics. Vérifiez les systèmes de fixation aux lampadaires pour vous assurer qu'ils permettent une installation simple, rapide et sécuritaire. N’hésitez pas à demander les consignes d’installation avant d’acheter un décor, vous pourrez ainsi évaluer la complexité de l’installation.

5. Dressez une liste d’inventaire exhaustive de vos décorations

Il est très utile de maintenir à jour une liste de votre inventaire de décors, indiquant l’emplacement où chaque décor est installé, la date d’acquisition, ainsi que les réparations effectuées. Mettez à jour cette liste chaque année, lors de la désinstallation, et profitez-en pour remplacer ce qui est brisé ou défectueux avant de ranger vos décorations pour la saison chaude.

6.Consacrez une petite part de votre budget annuel à l’entretien et aux réparations de vos structures illuminées

De nombreux fournisseurs offrent des services d’inspection et de réparation de décors à des tarifs très raisonnables, en dehors de la saison haute (automne). Profitez de l’expertise de vos fournisseurs, qui sont en mesure de diagnostiquer et de réparer rapidement tout dysfonctionnement. En allouant un petit budget pour l’entretien, vous vous assurez que vos décors resteront en bon état, et vous économiserez du temps lors de l’installation en évitant des réparations de dernière minute. Comme pour les infrastructures municipales, les décorations lumineuses nécessitent un minimum d’entretien.

7. Investissez régulièrement

La gestion budgétaire est un enjeu quotidien en gestion municipale. Pour maximiser l'effet "Wow" auprès de vos citoyens et visiteurs, il est conseillé d’ajouter de nouvelles décorations chaque année à votre parc d'illuminations, ou encore de déplacer certaines structures de grande dimension pour surprendre les résidents de différents quartiers. Vos citoyens penseront qu'il s'agit de nouveaux investissements, alors qu’il s’agira simplement de relocalisations. Si votre budget est limité, optez pour habiller de grands arbres ou des bâtiments municipaux. Le matériel étant moins coûteux que les décorations, vous pourrez attirer l’attention à moindre coût. Demandez également conseil à votre fournisseur, qui pourra vous proposer des designs spectaculaires sans pour autant dépasser votre budget. Une simulation réalisée par votre fournisseur sera très utile, surtout pour l’illumination d’arbres ou de bâtiments municipaux. De plus, cette simulation peut se transformer facilement en plan d’installation, facilitant ainsi le travail de vos équipes lors de l'installation.

Voilà donc les 7 stratégies à déployer pour optimiser votre budget. Nous vous rappelons la stratégie-clé de cette chronique : commencez vos démarches tôt dans l’année ! Dès que vous commencez à planifier la désinstallation des illuminations, c'est le moment idéal pour prévoir les décorations pour l’hiver suivant.

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